Email “a scadenza”, regole e procedure per la gestione dei metadati

Gentile Cliente,

Il recente Documento di indirizzo del Garante Privacy sulla gestione della posta elettronica pone le aziende di fronte a enormi problemi organizzativi e gestionali, non adeguatamente considerati nel provvedimento, neppure in una logica di bilanciamento di interessi.

L’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori, il quale disciplina l’utilizzo di impianti audiovisivi e altri strumenti di controllo, viene riscritto nel 2015, nell’ambito del Jobs Act, andando ad escludere dalla necessità di autorizzazione preventiva, sindacale o amministrativa, i sistemi di controllo degli accessi, e gli strumenti «utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa», con lo scopo di evitare di dover passare da un accordo sindacale o da una preventiva autorizzazione dell’Ispettorato per l’installazione e l’utilizzo dei vari sistemi hardware e software necessari per svolgere l’attività lavorativa. Di facile intuizione appare la distinzione tra uno strumento di lavoro, ed un dispositivo di controllo: un computer è  strumento di lavoro, una telecamera non può definirsi tale. Tuttavia, con il tempo, si è assistito a un progressivo restringimento, ad opera delle interpretazioni giurisprudenziali e amministrative, della nozione di strumento di lavoro, continuando ad applicare a tutti sistemi i limiti precedenti.

Recentemente, il Garante della privacy, porta all’estremo questa già discutibile impostazione, “sezionando”, uno strumento indubitabilmente necessario per lavorare, quale l’email, per distinguere al suo interno quello che potrebbe esulare dalla definizione. L’email, secondo il Garante, è strumento di lavoro solo per sette giorni «estensibili, in presenza di comprovate e documentate esigenze che ne giustifichino il prolungamento, di ulteriori 48 ore». Qualora invece, per ragioni di sicurezza, tale periodo dovesse essere più esteso e con modalità di conservazione più ampie, lo strumento stesso acquisirà capacità di controllo sull’operato dei lavoratori e, pertanto, dovrà essere considerato alla stregua di uno strumento di controllo dell’attività lavorativa e, come tale, assoggettato alla disciplina di tutela della dignità e della riservatezza dei lavoratori sui luoghi di lavoro: sarà quindi necessario il perfezionamento dell’accordo sindacale o l’acquisizione della autorizzazione dell’INL.

La raccolta e conservazione delle informazioni relative alle email, i cosiddetti metadati (giorno, ora, mittente, destinatario oggetto e dimensione), non rientrerebbe invece nella definizione di strumento di lavoro e necessiterebbe quindi di autorizzazione preventiva.