Welfare aziendali: buoni pasto e buoni spesa a confronto

Gentile Cliente,
con la presente desideriamo fornirVi alcune indicazioni operative in merito alle differenze tra i buoni pasto e i buoni spesa. Le aziende li utilizzano con frequenza crescente, i dipendenti li apprezzano e i datori di lavoro li scelgono anche per i vantaggi fiscali che offrono. Buoni pasto e buoni spesa sono tra gli strumenti di welfare aziendale più diffusi in Italia — ma nonostante la finalità apparentemente simile, si tratta di benefit soggetti a normative e trattamenti fiscali completamente diversi. Conoscere le differenze è essenziale per utilizzarli correttamente ed evitare conseguenze fiscali indesiderate.

Buoni pasto: disciplina e limiti di esenzione

Il buono pasto è uno strumento con una finalità specifica: consentire al lavoratore di consumare un pasto durante la giornata lavorativa o di acquistare generi alimentari entro determinati importi giornalieri. Non si tratta di un benefit generico, ma di uno strumento direttamente collegato alla prestazione lavorativa giornaliera.

Limiti di esenzione fiscale

Il trattamento fiscale varia in base al formato del buono:

4 euro al giorno per i buoni cartacei
10 euro al giorno per i buoni elettronici

Gli importi che eccedono tali soglie concorrono alla formazione del reddito imponibile del lavoratore. Va sottolineato che i buoni pasto non rientrano nel calcolo del limite generale sui fringe benefit — fissato per il triennio 2025-2027 a 1.000 euro annui, elevato a 2.000 euro per i lavoratori con figli a carico — e non ne intaccano quindi la capienza.

Destinatari e modalità di utilizzo

I buoni pasto devono essere riconosciuti alla generalità dei dipendenti o a categorie omogenee di lavoratori — non è possibile assegnarli in modo discrezionale al singolo. Spettano per ogni giornata effettivamente lavorata, comprese le giornate in smart working, purché tale modalità sia prevista dall'accordo individuale.

Sul piano operativo, i buoni pasto:

devono essere utilizzati per l'intero valore facciale, senza possibilità di ottenere resto
non sono cedibili né convertibili in denaro
possono essere cumulati, nel limite massimo di 8 buoni al giorno

Buoni spesa: disciplina e limiti di esenzione

I buoni spesa seguono una logica differente. Rientrano nella categoria più ampia dei fringe benefit — i benefici in natura che il datore di lavoro può riconoscere ai propri dipendenti entro specifici limiti fiscali — e non sono legati alla singola giornata lavorativa.

Limiti di esenzione fiscale

Il limite annuo di esenzione è il seguente:

1.000 euro annui per tutti i lavoratori
2.000 euro annui per i lavoratori con figli a carico

È importante tenere presente che questo limite non riguarda esclusivamente i buoni spesa, ma comprende tutti i benefit in natura ricevuti nel corso dell'anno: buoni benzina, ricariche telefoniche, buoni acquisto, regali aziendali, auto aziendale ad uso promiscuo e altri ancora. Qualora il valore complessivo superi la soglia prevista, l'intero importo — e non solo la parte eccedente — diventa imponibile. Una circostanza da monitorare con attenzione in fase di pianificazione.

Destinatari

A differenza dei buoni pasto, i buoni spesa possono essere riconosciuti anche al singolo lavoratore, senza necessità di estendere il beneficio all'intera categoria. Questo li rende uno strumento più flessibile, utile per rispondere a esigenze individuali o per valorizzare specifiche situazioni.